白条能否入账需结合业务真实性、用途及税务规定综合判断。以下是关键规则及处理建议：

✅ 一、允许入账的“白条”情形

1. 小额零星支出（≤500元/次）
• 条件：收款方为个人（非企业/个体户），且凭证注明收款人姓名、身份证号、支出项目、金额等信息。

• 示例：支付维修师傅门窗修理费400元，凭个人收据入账。

2. 违约金、赔偿金
• 条件：因合同未履行支付的违约金，凭合同、赔偿协议、收款收据或法院裁决书入账。

• 示例：甲方因违约支付乙方20万元，乙方不开具发票，甲方凭收据入账。

3. 特殊原因无法取得发票
• 条件：对方注销、吊销执照或列为非正常户，凭工商注销证明、合同、付款凭证等证实真实性。

• 示例：供货商已注销，企业凭入库单、合同、银行付款单据入账。

4. 境外支出
• 条件：境外费用凭形式发票、合同、付款证明入账；若税局质疑，需提供公证机构确认证明。

5. 共同接受劳务的分摊费用
• 条件：与其他企业/个人共同接受劳务，凭分割单及分摊协议入账（如租房水电费）。

6. 政府/事业单位专用票据
• 条件：行政事业性收费收据（如政府基金、审批设立的收费项目）。

⚠️ 二、禁止入账或需调整的情形

1. 应取得发票却用“白条”替代
• 若业务本应取得发票（如向企业采购货物），却以白条入账，不仅不能税前扣除，还可能被认定为虚列成本，面临补税、罚款（如某企业因白条虚列成本363万元被罚122万元）。

2. 个人抬头发票的税务风险
• 以下个人抬头发票不得税前扣除：

◦ 租金发票（应开公司抬头）；

◦ 车辆保险费、维修费（属个人消费）；

◦ 与经营无关的餐费、住宿费。

📝 三、会计处理规范

1. 分录原则
• 费用类白条：借记“管理费用”等科目，贷记“库存现金”或“银行存款”。

• 资产类白条：借记“库存商品”，贷记“应付账款”或“其他应付款”。

2. 后续调整
• 汇算清缴时，若白条支出不符合税前扣除条件，需调增应纳税所得额。

🛡️ 四、风险规避建议

1. 优先取得正规发票：在可能的情况下，务必要求对方开具发票。
2. 完善凭证附件：对允许入账的白条，需保留合同、付款记录、身份证明等佐证材料。
3. 避免挂账长期化：挂账白条（如“其他应收款”）若长期未处理，需计提坏账准备或核销。

💎 总结：白条入账的核心是 业务真实性 和 凭证合规性。允许入账≠允许税前扣除！会计需严格区分会计处理与税务规定，避免因滥用白条引发稽查风险。